【Microsoft To-Doの使い方】タスクやリストの作り方、移動させる方法など解説

すっきりした画面で操作性の良いタスク管理ソフト・アプリ「Microsoft To-Do」。シンプルで使いやすく、自分が愛用するタスク管理アプリです。

Microsoft To-Doの特徴や魅力についてなど、どんなものなのか知りたい人は以下の関連記事が参考になるかもしれません。

>>【関連記事】:タスク管理アプリ「Microsoft To-Do」の操作性がいい感じ

今回はMicrosoft To-Doの使い方を解説してみます。これから使おうと思っている人、インストールしたけど使い方がイマイチわからない人にとって、ヒントになれば嬉しいです。

パソコン版を軸にしながら補足的にスマホ版も取り入れつつ、説明を進めます。

Microsoft To-Doの入手と同期

アプリを入手する

Microsoft To-Doには、パソコン版とスマホ版のアプリが存在します。パソコン版はWindows10で利用可能。Microsoftストアから入手しましょう。また、2019年6月18日からMac版も登場したとのこと(日本語対応かどうかは不明)。Mac App Storeからダウンロードできるそうですよ。

パソコン版

Microsoftストアのサイトからダウンロード。

>>Microsoft To-Do: List, Task & Reminder を入手 – Microsoft Store ja-JP

もしくはWindows10のスタート画面などにある、ストアリンクから入手しましょう。

スマホ版

各OSのアプリストアから入手してください。

Google Play で手に入れよう

ウェブ版で利用する

最近知ったんですが、Microsoft To-Doにはウェブ版(ブラウザ版)もあるみたいですね。

以下のサイトからウェブ版を利用できます。利用にはMicrosoftアカウントが必要です。

>>Microsoft の To Do リスト アプリ | Office 365

アプリの同期について

同じMicrosoftアカウントで利用すれば、パソコン版・スマホ版・ウェブ版、それぞれ同期が可能です。同期とは、例えばパソコン版で編集したものがスマホ版にも自動反映される機能のことです。

既にアプリを利用している状態で他のアプリをインストール、もしくはウェブ版にサインインすると、自動的に内容が同期されると思います。

もし同期がうまくいっていなければ、Microsoft To-Doのアカウント名をクリックし、出てきた設定画面にある同期の項目をチェックしてみましょう。

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Microsoft To-Doのメニュー

メニューにある各項目の意味

Microsoft To-Doのメニューを見ると、いくつかの項目が並んでいます。

microsoft todo メニュー欄

これらの各項目に、作成したタスクが分類されます。

各項目の意味は以下のとおりです。

・アカウント名の部分

Microsoftアカウントの情報が表示されます。この部分を選ぶと、Microsoft To-Doの詳細設定が可能。

・今日の予定

本日中に終わらせる予定のタスク。

・重要

重要マーク(スターマーク)を付けたタスク。

・自分の割り当て

Office 365のMicrosoft Plannerで利用する項目です。チームでタスクを管理するとき、自分自身に割り当てられたタスクがここに表示されます。

・今後の予定

「9月31日期限」など、期限付きタスクの一覧。

・フラグを設定したメール

Windows10付属のメールアプリやOutlookなど、Microsoftアカウントで共有するメールアプリのメールにフラグを付けると、自動的にMicrosoft To-Doにタスクを追加します。

Windows10 メール

そのタスクを格納するのが、この項目です。

microsoft todo フラグを設定したメール

自動的に追加されたタスクを見てみましょう。フラグしたメール内容が反映されています。

microsoft-todo フラグ付きメールの内容

特定のメールをMicrosoft To-Doで管理したいときに使ってみてください。

・タスク

リスト(※説明は後で)に属さないタスクが、ここに格納されます。

タスクを追加してみる

メニューにあるほとんどの項目から新しいタスクを作れます。とりあえず今回は「タスク」の項目で作業してみることにしましょう。

タスクの追加」を選び、タイトルを付けます。Enterキーを押せば完成です。

microsoft-todo タスクの追加

タスクの詳細設定について

作成したタスクをクリックしてみましょう。以下のような詳細設定の画面が登場します。

microsoft-todo タスクの詳細

ここで、タスクに対するいろいろな編集を行えます。

・タスクのタイトル

最も上の欄にあるテキストが反映されます。変更も可能。

・ステップの追加

個別のタスクに対し、より細かな項目を作れる機能です。1つのタスクに対する複数の用事を管理したい場合に便利。

microsoft-todo ステップ

・今日の予定に追加

本日中にタスクを完了する場合に選択します。

・通知する

好みの日時を指定できます。指定した時刻になるとパソコンやスマホにお知らせが来るので、うっかり予定を忘れてしまうのを防ぐのに便利です。

・期限日の追加

タスクを完了させる予定日を指定します。特に決まってなければ設定しなくて大丈夫です。

・繰り返し

一定期間ごとに繰り返し行うタスクの管理で使いやすい機能です。毎日・毎週・毎月などの他、自分で繰り返す間隔を決めることもできます。「毎週土曜日に英会話のレッスン」といった、定期的な予定管理に使いやすいでしょう。

・ファイルの追加

テキストファイルや画像ファイルなどを登録できます。追加したファイルをMicrosoft To-Do上で削除しても元ファイルには影響せず、そのまま残ります。

・メモの追加

自由にテキストを入力できます。

リストの使い方

「リスト」とは、フォルダのようなものです。ジャンルごとにタスクをまとめておくことで、管理がラクになります。

microsoft-todo リスト

リストの作り方

新しいリスト」から新規作成します。複数作ることも可能。

新規で作ると「無題のリスト」というタイトルが自動的に付きますが、これを変えたいならタイトル部分を選択して、テキストを入力します。また、顔マークの部分からアイコンも変えられます。好みで設定してみましょう。

microsoft-todo リストのアイコン

メニューの各項目と同じく、それぞれのリストから新しいタスクを追加できます。作ったタスクは自動的にそのリストに分類される仕組みです。

リストのグループ化

複数のリストを1つのフォルダへ格納する機能です。リストが増えてきたときの管理に便利だと思います。

「新しいリスト」の右端に新しいグループの作成用アイコンがあるので、そこを選択。

microsoft-todo グループの作成

無題のグループの部分は好きなグループ名にできます。グループ作成後、リストをドラッグアンドドロップすれば、グループ化の完成です。

microsoft-todo グループにリストを追加

スマホ版も基本的に同じ流れで、グループを作成できます。

別のリストへタスクを移動させるには?

自分で作成したリストや、タスクの項目へ移動させる方法についてです。

パソコンとスマホで操作方法が異なります。

パソコンの場合

タスクをドラッグして、別のリストにドロップすれば移動できます。

スマホの場合

移動させたいタスクを格納しているリストを開き、画面右上のアイコンをタップしてみましょう。「リストのオプション」が登場します。

スマホ版microsoft-todo リストのオプション

編集」の部分を選び、移動させたいタスクにチェックを入れます。

スマホ版microsoft-todo 編集

画面下の「移動」をタップし、好きなリストを選べばタスクの移動が完了します。

完了したタスクの表示・非表示と削除について

タスクを完了する場合、左端にある丸いアイコンにチェックを入れます。

チェックした後、完了したタスクを「非表示にするか?」もしくは「消去線で表示するか?」、いずれかの表示方法を選べるようになっています。

microsoft-todo タスク完了

リストのオプションなど、設定画面から切り替え可能です。

microsoft-todo 完了済みタスクを非表示にする

タスクを完了で非表示の設定にしてもデータ自体は残っているので、表示に切り替えれば復活します。タスクを完全に削除するにはタスクを選んだ後、ゴミ箱アイコンで削除しましょう。

タスクとリストの並び替え

タスクやリストの並び順を自由に変えられます。

パソコンの場合は、ドラッグアンドドロップするだけです。

スマホの場合は、並び替えしたいタスクもしくはリストの部分を長押ししてみましょう。選択した部分が浮き上がった後、指で上下にスライドさせれば好きな位置に移動させることができます。

Microsoft To-Doの基本設定

アカウント名の部分を選択すれば、基本の設定画面が登場します。別のアカウントを追加することも可能です。

タスク完了時に音を鳴らすか?重要や今後の予定の項目を利用するか?など指定できますので、使いやすくカスタマイズしてみてください。