WEBメールで代表的なサービスと言えば「Gmail」。無料で使えて、そのわりには高機能。プライベートでもビジネスでも大活躍してくれます。
そんなGmailをスタイリッシュに使いこなせれば良いんですが、高機能すぎて何となく持て余し気味になり、「もういいや、このままで」の道を歩むのがオチといったところでしょうか。
「評判が良いからGmailを使ってみたけど、なにこれ難しい。メールがごちゃごちゃして使いにくいんだが」
といった感じで、お手軽なLINEなどのコミュニケーションアプリに流れてしまう人も多いかと思います。
コミュニケーションアプリが使いやすいのならそれはそれで良いんです。けど、大切な相手の連絡を管理・保存するにはやっぱり記録に残しやすい、従来型のメールソフトを華麗に使いこなしたいですよね。
ごちゃごちゃしがちのGmailをどうにか管理しやすい状態にしたいなら、まず己を知ることが重要かもしれません。
目次
Gmailを使いにくくする原因は自分自身にあり？
高機能ソフトを使うとき、あまりにも使い勝手が悪く、ソフトのせいにしてしまうことってないでしょうか？
自分もよくやらかす考え方ですが、確かにむちゃくちゃ複雑過ぎるソフトならそんな不満が出てもしかたがありません。
でも、Gmailくらいの複雑さであれば、たいてい自分自身の問題であることが多いんです。
使いにくくする原因として、利用する人の「癖」と「知識不足」が大きいのではと思っています。敵を知るにはまず己を知ることからって感じでしょうか。
そんな自分もGmailを何年か使っていますけど、メールの整理整頓が苦手でした。
なんだかいろんな設定があるけどよくわかんないし、たくさん溜まったメールの管理がめんどいなーなどとずっと不満があって、どうにかならんのかとGmailの機能を少し確認しなおしてみたんです。
Gmailを使いにくくしてしまう原因とは、どのようなものがあるのか？
この問題で考えられるポイントをまとめてみます。
注意したいGmailがごちゃつくこんな使い方
とにかく保存先は「受信トレイ」
相手から届いたメールは、すべてGmailの「受信トレイ」に保存されます。今のGmailだとプロモーションやソーシャルなどのカテゴリがあってそっちに自動で保存されることもあるんですが、それらもひっくるめて受信トレイに放り込まれると考えて良いでしょう。
受信トレイに届いたメールを読んだら、そのまま放置して終わり。
こんな使い方をしていませんか？放置したままだと受信トレイにあらゆるメールが詰め込まれて、過去のメールを探す作業が面倒になってしまいます。
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailの受信トレイにため込まない！ラベルでメールを整理整頓
ラベルを活用しきれていない
Gmailにはラベル機能があります。タグのようなものです。
メールの種類に合わせて分類するのに使われる機能ですが、「なんとなくラベルを作ってみたけど全然使わないな～」「むしろラベルが邪魔に感じる」と思う人は要注意。ラベルの機能を整理整頓に活かしきれていないからです。
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailのラベルを自由に並び替え！自動の仕組みを逆手に取るテクニック
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailのラベル整頓に使える！入れ子（ネスト）と色を変える方法
重要やスターのマークが単なるお飾り
メールごとに重要マークや星型のマークを付けられます。付けられるのはわかっていても、なんだか使いみちがわからんのでキラキラお星様マーク綺麗だし、適当にくっつけてそのまま放置ってこともあるでしょう。
絶対に使わなければならない存在ではないけれど、これらのマークにかまってあげると管理がもう少しラクになるかもしれません。
＞＞【対策になりそうな記事】：勝手に付くGmailの重要マークが邪魔に感じたら
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailのスターマークは複数の種類があって好きなものを選べる
不要なメールと必要なメールの区別がつかない
送られてくるメールがすべて必要なものとは限りませんよね。いらないメールがいつまでも放置されていると、必要なメールの中に紛れてすごく探しにくくなってしまいます。
必要なメールとどうでもいいメールが混ぜこぜ状態になっているのをいつまでも見て見ないふりをしていれば、あっという間に受信トレイに大量のメールが並ぶようになります。
検索で特定のメールを探すにしても、複数のページにまたがってしまうので一苦労です。
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailのラベルをもっと使いこなす！複数の意味で管理するテクニック
1つのGmailですべてのメールを管理している
Gmailは無料枠でも15GBもの容量があります。メール程度なら大して容量を使いませんから、1GBを消費するだけでも相当な量のメールが必要です。
おかげでいろんなところから届くメールをひとまとめに管理できます。その代わりに、プライベートも仕事もその他のメールも、すべて同じ画面で管理する工夫を強いられます。
それぞれジャンルの異なるメールを仕分けする手間を想像すると、気が遠くなってきそうです。
＞＞【対策になりそうな記事】：ラベルの増えすぎを防ぐ複数のGmailでジャンルごとにメールを分類する技
全部手作業でメールを振り分けている
1件ずつメールを選び、文字の入力やアイコンをポチポチ押しながら分類していないでしょうか？
メールの件数が少なければ大した負担になりませんが、毎日のように大量のメールが届くとなると、手作業で行うのが苦痛になってきます。
この作業はできる限り自動化し、ラクに済ませるのが賢いやり方でしょう。
＞＞【対策になりそうな記事】：Gmailの面倒なラベル付けを自動化するフィルタ機能の使い方
解決するためにGmailの機能や工夫でなんとかしてみる
ざっと問題の原因を考えると、上のような感じでしょうか。ほとんど自分の反省点ばかりなんですけどね。
Gmailをもっとラクに使いこなしたいなら、これらの問題点を解消する機能を利用するだけです。
ただ機能を使うだけでは上手く管理できないこともよくあります。ラベルの使い方なんて、その代表的な例かもしれません。ちょっとした工夫を凝らすことが大切です。
これらの問題点を解決するための方法については、上で紹介したそれぞれの項目にある【対策になりそうな記事】で紹介しています。
すでに知っている解決方法や、もっと効率良く管理する方法なんかもあるとは思います。でも、もしそうでなければ、Gmailのメール管理をもっとラクにしたいときの参考にしてみてください。
