Gmailでラベルを活用していますか？特定のメールを分類する・探し出すのに便利な機能なので使わない手はありません。
でも、どこかしっくりこない。
「管理するのに便利だと思ってラベルを作った」→「メールに貼り付けた」→「どうしてなのかわからないけど管理しづらい」→「意味ないや」
なんて感じている人は多いかもしれません。
ラベルでメールを分けているのに、なぜ管理しづらくなるんでしょう？
この原因はラベルの名称と使い分けに問題があるのかもしれません。
Gmailのラベルは1つのメールに複数付けられます。この仕組みを上手く利用して、もっとメールを探しやすく・メール内容に対応しやすくするテクニックを考えてみましょう。
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こんなラベルの付け方をしていませんか？
Gmailのラベルを使えば、関連性の高いメールを同じ場所にまとめて管理できます。ラベル部分を選択するだけで該当メールを一覧表示してくれるのも便利ですよね。
基本的なラベルの付け方については「Gmailの受信トレイにため込まない！ラベルでメールを整理整頓」の記事で解説しています。
ラベルを使おうと思ったら、まずラベル名を考えます。
どんなラベル名をつければ分類しやすくなるでしょうか？
- 家族のメール：ラベル名「家族」
- 友達のメール：ラベル名「友達」
- 仕事のメール：ラベル名「仕事」「ビジネス」
- 通販のメール：ラベル名「通販」「ショッピング」
- 銀行などのメール：ラベル名「銀行」「金融機関」
- 契約中ネットサービスのメール：「サービス」「契約中」
- メルマガ：ラベル名「メルマガ」
いろいろ考えてみましたが、こんな感じでしょうかね。
入れ子にするなら
- 親ラベル「家族」
- 子ラベル「ミチコ」
- 子ラベル「タロウ」
- 子ラベル「ハナコ」
上のようにラベル名を付けるが一般的でしょう。
ただ、このラベルの分け方だと、メール内容に関係なくひとまとめにされてしまいます。
誰のメールなのか？を区別するだけなら問題ありません。しかし、各メールの緊急性や対応の必要・不要がわかりにくい感じがします。
スターマークで区別すれば良い？
Gmailにはメールに目印を付けられるスターマークの機能があります。ラベルと一緒に使えるのがメリットで、同じラベルの付いたメールの内、特別なメールを素早く判別するのに便利です。
星型のマークの部分をポチポチ押すだけで簡単に目印を付けられます。お手軽ですし、このマークで区別しておけば良いと感じるでしょう。
ですが、スターマークはただ目印をつけるだけの機能でしかありません。「マーク自体にどのような意味が込められているのか？」を思い出せる記憶力が必要です。
思い出すという手間がかかってはGmailをラクに管理できません。頭で考える必要性を無くし、すぐ理解できる別の方法があればぜひ試したいですよね。
メールの対応・確認をしやすくするラベルの付け方
記憶力を必要としない目印の付け方にはスターマークよりもラベルが優れます。文字の内容を見ればすぐ理解できるからです。
この特長を上手く利用して、Gmailのラベルを使ったメールの分類をもっとわかりやすくしてみましょう。
特別な方法ではありません。ラベル名を少し工夫するだけです。
「家族」や「友達」などのラベル名はそのままで構いません。これとは別にラベルを作って、そのメールに対する処理をわかりやすくしてみます。
ラベル名の一例
別に作ると便利なラベル名の一例をご紹介します。
- すぐに対応したいメール：「大至急」
- すぐに返信が必要なメール：「大至急返信」
- 期限までに対応したいメール：「3日以内」「1週間以内」「1カ月以内」
- 対応時期が決まっていない重要なメール：「いずれ対応」「要対応」
- 対応すべきかどうか判断が難しいメール：「対応？」
- 削除するかどうか判断が難しいメール：「削除候補」「削除？」
上のラベルの付け方が絶対ではありません（センスがなくて申し訳ないです）。
「期限までに対応したいメール」については実際の日付でも構いません。10月以内とか、12月24日まで、とかですね。
これらのラベルを作ったら、Gmailの画面左にあるメニュー欄の上の方へ表示させておくとメールを確認しやすいと思います。よく閲覧するラベルほど上に表示させれば、スクロールの手間を省けるからです。
ラベルの並び順を変える方法については「Gmailのラベルを自由に並び替え！自動の仕組みを逆手に取るテクニック」が参考になります。
メールを受信トレイに溜め込まない
Gmailでメールが送られてくると受信トレイに届きます。
この受信トレイにはできる限り新しいメールだけを保管しましょう。余計な古いメールが無くなり、新着メールの確認がしやすくなるからです。
とはいっても、メール内容によってはどこのラベルに分類すればいいのか、判別が難しいケースも多々あると思います。この場合はとりあえず突っ込んでおくラベルを別に作っておくと良いでしょう。
「とりあえず保管」「後で分類」「未分類」などの適当なラベル名にします。そこへメールを放り込んでおけば完成。
ただそのまま忘れて放置は良くないので、このラベルは目立つようにメニューの最上位に並び替えておくのがおすすめです。わかりやすくラベルに色をつけるなど、いろいろ工夫してみてください。
＞＞【関連記事】：Gmailのラベル整頓に使える！入れ子（ネスト）と色を変える方法
アーカイブして後から分類する方法はやめましょう。ラベル・スターマーク・重要マークなどの有無に関係なく、すべてのメールが格納される場所からです。
その中から後で分類する予定のメールを探し出すのは苦痛にしかならず、あまりにも無謀です。
タイミングや操作内容のラベル名を付ける
上でご紹介したラベルの付け方を見てもらえると分かるでしょうが、固有の名称ではなく、タイミングや操作に関係した言葉でラベル名を付けるのがポイントです。
1つのメールに複数のラベルを付けられるGmailの仕組みを利用したテクニックです。
仮に、父親からメールが届いたとき、
- ラベル名「家族」
- ラベル名「大至急返信」
メールの内容を見て、上の2つのラベルと付けたとします。これなら「大至急返信」のラベルを選択して一覧表示させたとき、誰からのメールに対して今すぐ返信すべきなのかすぐに分かりますよね。
このように1つを固有の名称に、もう1つをタイミングや操作に関係する言葉のラベルにすれば、管理と対応がしやすくなるでしょう。
メールの送信元で区別する方法は時間がかかる
メールが送られてくると送信元（From）の部分に相手のメールアドレスや名前、サービス名などが表示されています。
送信元の部分さえ見ておけば、ラベルなしでも区別できると思うかもしれません。
ですが実際には簡単そうに思えて、送信元をその都度1つずつ目で確認する作業は時間がかかります。メールの種類が増えるほど実感するはずです。
できる限りラベルを使い、メールを振り分けておきましょう。
「ラベルを作成する・付ける作業」という手間こそかかりますが、何も分類しないまま大量のメールを同じ場所に詰め込むよりずっとマシです。
少しずつでも大丈夫です。後悔しないためにも、Gmailのラベルを活用したメールの分類方法を試してみましょう。
