Gmailのラベルを自由に並び替え!自動の仕組みを逆手に取るテクニック

Gmailの「ラベル」を使いこなせば、メール管理がラクになります。

とは言うものの、作れば作るほど画面左側のメニュー欄にラベルがごちゃつくのはどうにかならないものでしょうか。

「探しにくいなー、なんでこんな位置にあるんだろうなー」なんて思う人もたくさんいそうです。

雑然と並ぶラベルの配置にうんざりし、結局ラベルの使用をやめて受信トレイにメールを突っ込みっぱなしでは、せっかくの機能がもったいないですよね。

Gmailのラベルの表示順って、どうやって決まるんでしょう?これさえ分かれば好きな順番に並べられるはず。

実は、ラベルの並び替え自体はできます。少し工夫が必要なので、Gmailの仕組みを軽く理解してからやってみましょう。

Gmailのラベル表示の順番はどうやって決まる?

メニューに表示されるラベルは自動的に順番が決まる

ラベルを新規作成すると、Gmailの画面左側のメニュー部分にラベルが表示されます。メールにラベルをくっつけておけば、メニューのラベル名をクリックするだけで、そのラベル付きのメールだけを一覧表示できるという仕組みです。

基本的なラベルの付け方については、「Gmailの受信トレイにため込まない!ラベルでメールを整理整頓」で解説しています。

このGmailのラベル表示は自動的に順番が決まります。ドラッグアンドドロップなどで好きな場所にラベルを配置できないんですね。ラベルがごちゃごちゃして管理しにくくなる原因でもあります。

手動で順番を決められない問題を解決するには、Gmailが自動で行う順番の仕組みを理解すれば良いはず。

勝手に順番が決まってしまう不満をサクッと解消してしまいましょう。

Gmailのラベル配置の法則

ラベルを新規作成した際、Gmailが自動で決める順番は下のような感じです。

  1. 記号(半角・全角の区別なし)
  2. 数字(半角・全角の区別なし)
  3. アルファベット(半角・全角、大文字・小文字との区別なし)
  4. ひらがな・カタカナ(50音順。全角・半角の区別なし)
  5. 漢字

この優先順位に従ってラベル名を考えれば、好きな順番で表示できると解釈できますね。

ですが、この優先順位をすべて覚えるよりも「数字だけを使う方法」をおすすめします。

数字で順番を変える方法を説明する前に、Gmailの優先順位の性質についてもう少し踏み込んだ話を続けてみます。

半角と全角、小文字と大文字は同じ存在

上でご紹介したラベルの優先順位の法則で、1~3の「記号」「数字」「アルファベット」は半角も全角も同じ存在として扱われます。

記号のアンダーバーに例えると、半角の「 _ 」と全角の「 _ 」は同じということです。

元々存在するラベル名と比較したときに半角と全角だけが違い、他の部分は完全に一致するラベル名を新しく作った場合、Gmailから「すでに存在するラベル名なので作れない」といったふうに注意されます。

ところで、アルファベットには小文字と大文字が存在します。実はこれも同じ意味として解釈されます。

小文字の「a」と大文字の「A」は別々の存在として認識されません。

Gmail abcラベル

上の画像のように「abcラベル」がすでに存在したなら、「ABCラベル」を追加で新しく作れないということです。

半角と全角の関係と同じように覚えておきましょう。

「ひらがな」と「カタカナ」の関係

4のひらがな・カタカナは、お互いに区別されます。

ひらがなの「あいうえお」とカタカナの「アイウエオ」いうラベル名は同じ意味ですが、両方とも作ることができるんですね。

Gmail ラベル名 ひらがなとカタカナ

但し、「半角カタカナ」と「全角カタカナ」については、同じものだとGmailが認識します。両方を作ることはできません。

ひらがなとカタカナは基本的に50音順です。ところが、同じ内容の文字だと「作成順」で決まります。

先にカタカナの「アイウエオ」を作れば、後から作ったひらがなの「あいうえお」が下に表示されます。先に「あいうえお」を作ったなら、後から作った「アイウエオ」が下に表示される感じです。

漢字の扱い

最も優先順位が下だと覚えておきましょう。難しく考える必要なしです。

数字を使ってラベルの表示順を好きなように変える

上で紹介した順位の決まり方ですが、いちいちすべてを覚えるのは大変です。漢字なんて恐ろしいほど膨大な数が存在しますから、その表示順を調べることなど無理だと誰もが思うはず。

そこで利用したいのが、「数字を使った並べ替え方法」です。

Gmailが自動で付ける順番の最上位は記号ですけど、記号はいろんな形があって、順番の法則を覚えづらいのがデメリット。実用的ではありません。

よって、0から9まで順番に増える様子がわかりやすい「数字」を利用しましょう。

数字をラベル名の先頭に付ける

作成するラベル名の先頭に必ず数字を付けます。たったのこれだけ。

明確な理由がない限り、記号を先頭に付けてはダメです。これだと数字よりも先に表示されてしまいます。

0_友達」といったぐあいに付けてみてください。先頭の数字に続く文字を見やすくするため、間にアンダーバーを付けるのが良いかと思います。

数字の部分は全角よりもコンパクトに表示できる、半角がおすすめです。

ここで例として、「友達」と「メルマガ」の2つのラベルを作るとしましょう。

数字が付かない「友達」と「メルマガ」のラベル名だけだと、漢字よりも優先順位の高いカタカナの「メルマガ」が「友達」の上に表示されます。

Gmail ラベル名 漢字の上にカタカナ

次に、先頭に数字を付け足して「0_友達」と「1_メルマガ」に変えてみました。するとGmailが自動で「メルマガ」の上に「友達」を表示してくれます。

Gmail 数字で並び替え

Gmailの優先順位を逆に利用するかたちで、好きな順に配置できました。

途中で並び替えるときに便利な数字の付け方

連番でラベル名を付ける方法はあまりおすすめしません

既存の2つのラベルの間に新しいラベルを加えたくなった場合、そのたびに番号を振り直す手間がかかるからです。

1_いぬ」「2_ねこ」の既存ラベルがあって、この間に「小鳥」という新しいラベルを入れたくなったとしましょう。

「1_いぬ」は変わりません。しかし、「2_ねこ」の前に小鳥を入れるには「2_小鳥」にしますから、「3_ねこ」と数字を書き直す必要が出てくるんですね。

この程度の修正なら簡単に終わりますけど、もし「2_ねこ」の後に大量のラベルがあればすべての数字を振り直す面倒な作業をするわけで、とてもじゃないですがやってられません。

そこで連番をやめて、「10_いぬ」「20_ねこ」みたいにしてみます。

この間に小鳥を入れる場合「15_小鳥」のようにすれば、「20_ねこ」の数字を変えずに間へ挿入できます。

Gmail ラベル 間に挿入

Gmailが自動で順番を決める優先順位は小さい数字ほど高くなる仕組みです。なので、20よりも小さい15が上に表示されるんですね。

上のようなやり方で並び順を決めた場合、たまに数字を振り直してキレイに整えておいても良いでしょう。

「10_いぬ」「20_小鳥」「30_ねこ」にすれば、スッキリ整います。

2桁だけでなく、3桁や4桁の数字で並び順を管理する方法でも構いません。

入れ子(ネスト)機能と併用してラベルを整理

数字で並べ替えるのも良いんですが、ある程度同じ種類のラベルがあるなら入れ子にしてしまいましょう。

ネストとも言われているもので、1つの親ラベルに複数の子ラベルを入れてしまう方法です。

例えば親ラベルを「小鳥」にして、そこに属する子ラベルは「スズメ」や「インコ」にします。「小鳥」という入れ物の中に、「スズメ」や「インコ」を収納している感じです。

入れ子の作り方については、「Gmailのラベル整頓に使える!入れ子(ネスト)と色を変える方法」の記事で解説しています。

親ラベル左側の逆三角形マークを押すことによりメニューが開閉して、子ラベルの表示させたり収納して隠したりできます。

Gmail ラベルの入れ子

上で紹介した、数字を使った並べ替え方法を組み合わせても良いでしょう。

Gmail 入れ子にした子ラベルを並び替え

親ラベルの先頭に付けた数字は、親ラベル同士の並び替えに使います。子ラベルの表示順には影響しません。

子ラベルも同じです。属する親ラベル内でのみ、子ラベルの先頭に付けた数字の影響を受けて表示順が変わります。

ラベルの先頭に付ける数字、そして入れ子(ネスト)を上手く組み合わせながら、Gmailに大量にたまったメールを自分好みに管理しやすくしてみましょう。

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