Gmailを使っていると、メールが届いたとき、横に黄色いマークが付いていることってありますよね？
これは「重要」をあらわすマークで、Gmailの画面左側メニューにある重要カテゴリに分類されます。
大切な内容のメールを直ちに発見したり、まとめて管理したりといったシーンで、便利な機能といったところでしょうか。
そう説明されると便利そうな機能に感じられますけど、人によっては勝手に重要マークが付いて届くメールに不自然さを覚えるかもしれませんし、邪魔だなぁとか鬱陶しいなぁとか思うかもしれません。
この重要マークをもう少し自在に操れるようになれば、Gmailがすっきりまとまりそうです。
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Gmailのメールに重要マークが勝手に付くのはなぜ？
Gmailの仕様です。
ユーザーがメールを操作する状況をGmailが学習して「これは重要度が高かろう…」と思い込んだ受信メールにマークをくっつけてるようす。
証拠として、Gmailヘルプからの引用を以下に載せておきます。
メールを重要と判断する仕組み
Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。
- メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
- 開封したメール
- 返信したメール
- 普段読むメールに含まれるキーワード
- スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール
メールに重要マークが付いた理由を確認するには、重要マークにカーソルを合わせます。
【「Gmail での重要マーク – Gmail ヘルプ」より引用】
「人工知能凄いとっても親切」といえばそれまでですが、メールの重要度なんて受け取った人それぞれ捉え方が違います。Gmailがそこまで配慮できるほど超能力を持っているとは思えません。
どんなに凄くてもGmailのこの仕様は時として、おせっかい過ぎてしまうのではないかと考えるわけです。
また、勝手にメールへ重要マークを付けられると、あれもこれも重要マークだらけになってしまいます。ごちゃつくのはメール管理がしづらくなる原因にしかなりません。
凄いけどちょっとありがた迷惑だなーと思うなら、画面から消しちゃいましょう。
重要マークをGmailから無くす方法
Gmailが勝手に付ける重要マークを便利だと感じる人がいるなら、その機能と相性が良いんでしょう。これに該当する人は設定を変更せず、そのまま使い続けてください。
そうでなければ以下の手順を参考に、変更してみましょう。
重要マークを非表示にする
Gmailの画面全体を見ます。
画面右上周辺に歯車アイコンが見つかると思います。アイコンをクリックして、「設定」の項目を選んでみます。
「全般」や「ラベル」など、いろんなメニューが並ぶ画面が登場します。上にあるメニューから「受信トレイ」を見つけてクリックしましょう。
画面の少し下に「重要マーク」の項目があります。その中から「マークを表示しない」の選択肢を探します。
選択肢にチェックを入れた後、最下部の「変更を保存」ボタンをクリックすれば終わりです。
Gmailのメールから重要マークが綺麗さっぱり消えていると思います。
メニューの「重要」も非表示にする
重要マークの付いたメールは、Gmailの画面左側メニューにある「重要」というカテゴリに分類されます。
この文字をクリックすれば、すべての重要マーク付きメールを一覧表示してくれる仕組みです。
ですが、重要マークを使わない場合、この項目も邪魔なだけです。非表示にしておいても良さそうですね。
歯車アイコンの項目から「設定」をクリックして画面を開きます。上のメニューから「ラベル」を選びましょう。
システムラベルの中に「重要」が見つかるはずです。
横に「表示」と「非表示」の文字が並んでいます。このとき、非表示が「リンク文字」になっていたなら、そのリンクをクリックしましょう。「表示」がリンク文字になり、「非表示」が普通のテキストに切り替われば完了です。
Gmailの画面左側のメニューを見て、重要の項目がなくなっているのを確認してみましょう。
再び表示させたくなった場合には、先程の設定画面で「表示」のリンク文字をクリックすれば元に戻ります。
重要マークを手動で使っても良いのか？
重要マークそのものを手動でクリックすれば、オン・オフに表示を切り替えられます。何となく邪魔だから、メールごとにポチポチとマークをクリックして、オフに切り替えている人もいると思います。
ところが、このやり方は少し問題があるので注意してください。手動で重要マークをオン・オフに切り替えると、Gmailの学習機能に影響を与えます。
「Gmailに自動で重要マークを付けてもらいたいけど、もう少し精度を高めてもらいたいな」
と思ったときにだけ、手動で切り替えましょう。
該当するメールに付いている重要マークをクリックして、色をつけたり消したりしていると、この操作をGmailが学習します。それを元に、利用者の好みに近くなるよう自動的に重要マークを付けてくれるんですね。
癖を覚えさせる感覚に近いでしょうか。
なので、意味もなく適当に重要マークをクリックして切り替えてばかりいると、重要メールを付ける精度が落ちてしまう可能性があります。マークの切り替えは慎重に行いましょう。
そんなこんなで便利なのか邪魔なのか、なんだかわからないGmailの重要マークですが、そもそもGmailが勝手にメールに対して重要マークを付けなければ、非表示にする必要などないはずですよね？
残念なことに、Gmailに重要マークを付けなくさせる方法については、現時点だと用意されていないみたいです。
Gmailにおける重要マークの存在は、「機能を停止する」という考えそのものがないと無理やり理解するしかなさそうです。
用が済んだら重要マークを解除しても良い？
Gmailの重要マーク機能を使っている場合、そのままだと、ずっとメールに付いたまま放置されます。
用が済み、重要で無くなったメールに対しては、重要マークをオフにして解除しても良さそうな気がしてきます。
これについては上の項目でも説明しましたが、重要マークをオン・オフに切り替える操作はGmailの学習に使われるデータの1つです。用が済んだからといって勝手に切り替えると、自動付与の精度が下がってしまいます。
たとえ重要では無くなったメールがあったとしても、上手く重要マークが自動で付いている間は手動で解除せず、そのまま放置しておいてください。
Gmailが誇る学習機能の細かい仕組みまでは知るよしもないので、どの操作がどこまで影響するのかはわかりません。ただ、自動で重要マークを付けてもらいたいなら余計な操作は控えましょう。
こんな感じの仕組みであるのを知ると、Gmailの重要マークを使って好きなようにメールを管理するにはちょっと余計な機能かもしれないと思ってしまいます。
多少手間がかかっても重要なメールを分類するなら、別の目印を使うのが良いでしょう。
重要マークを使わないならどうする？
Gmailの重要マークを使わないと決めたまでは良いものの、重要なメール自体は実際に存在して、その管理をどうすればいいのか、悩んでしまうかもしれません。
自分にとって重要なメールを一体どのように管理すべきなのか、考えてみましょう。
スターマークを利用してみよう
Gmailには星型のスターマーク機能があります。これで重要なメールを分類してみましょう。ラベルと組み合わせれば、もっと使いやすさが増します。
スターマークの使い方は以下の記事で解説しています。
＞＞【関連記事】：Gmailのスターマークは複数の種類があって好きなものを選べる
ラベルの付け方はコチラの記事をどうぞ。
＞＞【関連記事】：Gmailの受信トレイにため込まない！ラベルでメールを整理整頓
重要度がかなり高いメールのみ目印を付ける
メールを管理しやすくコツとして、「普通の重要」ではなく「相当重要」なメールに絞って目印を付けるのが良いと個人的に思っています。
少しでも重要だと思ったメールの全てに、スターマークなどの目印を付けたとしたら？
あれも重要、これも重要と、重要を意味する目印付きのメールが画面にあふれかえってしまうのではないでしょうか。
例えば、銀行の営業時間変更のお知らせとか、返信や変更手続きが必須なメールだとか、重要度の高いメールのみマークを付けると、たくさんのメールの中に埋もれても見つけやすくなります。
ラベルの分類にとらわれたくないメールに目印を付ける
「家族」や「仕事」など、複数のラベルがあったとします。それぞれのラベルに分類されたメールの中には重要なもの、そうでないものが混在しているはずです。
該当メールにだけ重要を意味する目印を付けておけば、ラベルの分類に関係なく重要度の高いメールだけを抜き出して瞬時に表示できるメリットがあります。
とまあ、こんな風にGmailの他の機能を活用しつつ、重要マークに頼らない分類方法をいろいろ工夫してみましょう。
