Gmailなら無料でたくさんのメールを管理できますが、誰もがやってしまいがちなのが受信トレイに届いたメールをため込んでしまうことです。
あらゆる種類のメールが受信トレイへ次から次へと積もり、何ページにも肥大化した画面をめくりたくないと思うこともあるはず。
受信トレイにため込むこと自体は悪くもなんともありません。…本人が使いやすいと感じるのであれば。
でも、このままではいざというときに特定のメールを探し出すのが大変です。見た目もすっきりしませんよね。
たまりにたまった受信トレイのメールをGmailの基本機能「ラベル」を使って、すっきり片付けてしまいましょう。
目次
メールの仕分け管理に便利なラベル
「ラベル」とは、各メールに付けられる目印のようなものです。
パソコンでファイルの保管場所を決めるのに、フォルダに格納して分類する方法が定番ですよね？Gmailの場合は、ラベルを使って同じことをします。
一つの受信トレイにズラッと並んでいるメールを簡単に分別する、基本中の基本の機能です。使っていないのならぜひ作っておきましょう。
Gmailのラベルの作り方
ラベルを新規作成する方法にはいくつかあります。
- Gmailの画面左側に並ぶメニューの一番下あたりから。
- 歯車アイコンの設定から。
- 特定のメールを選択した状態で、上に表示されるラベルのアイコンから。
1の方法では、メニューにある「もっと見る」の項目をクリックすると表示される「新規ラベルを作成」を選びます。
2の方法なら、画面右上付近にある歯車アイコンを押して「設定」をクリック。画面の中から「ラベル」の項目を選びます。
3の方法は、どれでもいいのでメールにチェックを入れる、もしくはメールを開いた後、上のバーに表示されるラベルのアイコンから「新規作成」を選びます。
新規にラベルを追加する場合、1～3のどれを選んでも構いません。
ラベルの新規作成をクリックすると、作成画面があらわれます。「新しいラベル名を入力してください」の入力欄に、分類しやすい好きなラベル名を入れましょう。
その下にはチェックボックスと「次のラベルの下位にネスト」という項目が存在します。これはラベルを入れ子にするときの設定です。すでに存在するラベルを選ぶと、その中の一つのラベルとして所属するようにグループ化する機能です。
（「ラベルその1」というグループに属する「ラベルその2」みたいな感じ。）
チェックを入れると所属するラベルを選べます。
入れ子のようなグループ化を希望しない場合は、チェックを入れずにそのまま下の作成ボタンを押せば完了です。
画面左のメニューに新しく作ったラベルが表示されました。
ラベルをメールに付けてみる
ラベルを新規に作ったら、分類したいメールにラベルを付けてみましょう。
上で紹介したラベルの新規作成の方法のうち、3と同じやり方で進めるのがポイントです。
「分類したいメールにチェックを入れる」もしくは「メールをクリックして内容を開く」作業をします。上のバーにラベルのアイコンが表示されますので、クリックしましょう。
すでに存在するラベルやカテゴリなどが一覧表示されるはずです。先程新しく作ったラベルにチェックを入れたら、一番下の「適用」をクリックします。
選択したメールの件名にラベルが追加されました。これでどこに分類されたメールであるかが、すぐにわかりますね。
Gmailの画面左側のメニューに表示されているラベル名をクリックすると、そのラベルが付いているメールだけが一覧表示されます。
個々のメールを開いた画面からなら、件名の近くにあるラベル名をクリックすれば同じことができます（ラベル名横のバツマークはクリックしないように。ラベルが解除されてしまいます）。
これで探す手間が省けました。めでたしめでたし。
大量のメールへ一気にラベルを付ける方法
検索機能を使おう
Gmailで保存している各メールにラベルを付ける方法はわかりましたが、同じラベルを複数のメールに付ける場合、一つずつメールにチェックを入れる作業があまりにも面倒です。
こんなときに便利なのが「検索機能」です。該当する複数のメールへ同じタグを付ける際に役立ちます。
画面一番上に入力欄があります。ここにラベルを付けたい複数のメールで共通する文字やメールアドレスを入力してみましょう。
例えば、Googleのメールにラベルを付けたいなら、入力欄に「Google」と入れてEnterキーを押します。
該当するメールだけが選出されて、画面に一覧表示してくれます。
検索の精度を上げてみる
メールアドレスで検索するやり方なら大丈夫ですが、上のやり方だと「入力した文字が入っているメールすべて」を検索表示してしまいます。Google以外のメールも当てはまるので、あまりよいやり方ではありません。
そこで、文字で検索する精度を上げる方法を紹介します。
メール検索の入力欄の右端にある、逆三角形（▼）の部分をクリックしてみましょう。
あらわれた画面のFromの部分に「Google」と入れてみました。下にある検索ボタンを押せば、差出人名がGoogleのメールだけをピンポイントに検索表示してくれます。こっちのほうが検索精度を高められるのでおすすめです。
Fromの部分には差出人のメールアドレスを入れても構いません。他の項目も利用すると細かく条件を絞り込めるので、さらに検索精度を上げられるでしょう。
チェックボックスで大量のメールを選択
検索結果が表示された後、上側のバーにあるチェックボックスにチェックを入れると、表示された複数のメールをすべて選択できます。
選択状態になったら上で紹介した、「ラベルをメールに付けてみる」の手順と同じようにやってみてください。複数の該当メールへ一気に同じラベルを付けられます。
たまりにたまった複数のメールへラベルを付ける際に、とても役に立つ方法です。ぜひ覚えておきましょう。
ちなみに該当メールが3ページ目、4ページ目など画面をまたがるほど大量に存在するのであれば、チェックボックスにチェックを入れた後で表示される「この検索条件に一致するすべてのメッセージを選択してください」の部分をクリックします。
すると、「この検索のすべてのメッセージが選択されています」の文字があらわれます。すべてのページにある同じ検索結果のメールが選択された状態です。このまま上で紹介したラベルを付ける作業をしましょう。「選択を解除」のリンク文字をクリックしないで作業を終えるのがポイントです。
ラベル付けの作業が終わったら、選択を解除して完了です。
これでページをめくることなく、一発で該当メールのすべてに同じラベルを付けられます。
ひとつのメールにラベルを付けすぎないこと
ラベルはタグのような存在なので、一つのメールに複数付けられます。ですが、付けるラベルは最大でも「2個まで」にするのが良いと思います。
メールにラベルを付けたら、件名の部分にラベル名が表示されますよね？やってみると分かるでしょうが、一覧表示だと件名の先頭に付くので、ラベル名が長すぎれば件名の文字が右へ押しやられて内容が分かりづらくなってしまいます。
付けるラベルはできるだけ少なめにしましょう。件名を邪魔しないように短いラベル名を入れるのが、メールを管理しやすくするコツです。
ラベルを付けた受信トレイのメールはアーカイブしよう
ラベルを付けたからといって、受信トレイがすっきりするわけではありません。
ただラベルを付けただけの状態で、メール自体は受信トレイの中に留まっているからです。受信トレイが一杯にならないよう、アーカイブしておきましょう。アーカイブすると画面左側のメニューにある「すべてのメール」へ移されます。
受信トレイは新しく届いたメールの確認用として使うべきで、保管するなら「すべてのメール」へさっさと移動させるのがGmailを上手に管理する基本です。
メールを調べたくなったら、画面左側のメニューに並ぶ「ラベル名」を探します。クリックするだけで一覧表示されますから、素早く目的のメールが見つかり快適です。
受信トレイの中身を完璧に整理整頓する必要はないと思います。
ただ、今回のやり方を用いることによって、今までのように受信トレイへ何でも置いておくよりも遥かに目的のメールを探すのがラクになっているはずです。
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