ラベルの増えすぎを防ぐ複数のGmailでジャンルごとにメールを分類する技

GmailはGoogleアカウントを作成するだけで誰でも利用できます。

15GBの大容量とあって、1つのGmailだけでも大量のメールを保存できるのは嬉しいですよね。

それはそれで良いんですが、すべてのメールを1つのGmailにまとめて管理する方法にはデメリットがあります。

メールの数が多いだけならば気にならないかもしれません。ただ、送受信するメールのジャンルがいくつもあり過ぎると、分類用に作成するラベルまで増えてしまうのが厄介です。

ラベルの肥大化を解決するために、複数のGmailを使い分ける方法を試してみましょう。

Gmailは無料で何個も作れるんです。

複数のGmailを使い分けるメリット

複数のGmailを使うときにジャンルを分けてしまえば、関連性の無いメールを排除できます。メールが多くても統一性があるため、探す作業や分類作業がラクに終わります。

ラベルの数を少なくできるのは嬉しいメリットです。1つのGmailだけで幅広いジャンルのメールを取り扱えば、その種類分のラベルを大量に作る必要が出てくるでしょう。

あまりラベルが増えるとGmailの画面左側メニュー欄が縦に長くなります。縦に長い画面をスクロールしながら特定のラベルを探す作業はかなり面倒です。

管理をラクにするためのラベルなのに、これでは意味がなくなってしまいますよね。

メールのジャンルごとに別々のGmailで管理すれば、それぞれの画面で使用するラベルが少なく済みます。メニュー欄がスッキリして、特定のメールを探しやすくなるでしょう。

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2個以上のGoogleアカウントを作ろう

Gmailを複数使いたいなら、その数だけGoogleアカウントを取得します。

ありがたいことにGoogleアカウントは1人で何個も作れます。しかも無料です。

google公式サイト画面

>>Google公式サイト

すでにGmailを利用している人

Googleアカウントの作り方をよく知っていると思います。現在利用中のアカウントを作ったときと同じ流れで追加してみましょう。

Googleアカウントを持っているけどGmailは利用していない人

現在利用中のアカウントにログインし、Gmailのページにアクセスするだけですぐ利用できます。これだと1つだけなので、複数使う場合は利用したい分だけアカウントを新しく作ります。

まだGoogleアカウントを持っていない人

Googleの公式サイトにアクセスしてください。画面にあるログインボタン(もしくはgmailのリンク)からアカウントを新規作成します。

>>Google公式サイト

名前・ユーザー名・パスワードなどを入力する設定画面が出ますので、案内に従って登録作業を進めましょう。

googleアカウントの作成画面

Gmailで使用できるメールアドレス

新規アカウント作成時に決めたユーザー名は、Googleが利用者に無料で提供するメールアドレスとしての役割も持っています。

ユーザー名@gmail.com」の部分ですね。

アカウントを削除しない限り、上のアドレスを自分のものとして使用できます。

とはいえ、取得したこのメールアドレスは実際に使わなくても構いません。他社で取得したメールアドレスをGmailに登録して使う方法でも、ラベルやスターマークなどの便利機能を普通に利用できます。

Googleで取得したメールアドレスはアカウント管理専用に限定し、他のメールアドレスでGmailを活用するなんて方法も可能なんですね。

Googleアカウント作成時の電話登録について

基本的にGoogleアカウントを新規で作るときの電話番号登録は任意です(2018年11月29日現在)。ところが人によって、電話番号の入力と確認用コードを要求されるケースが発生します

この仕組みはセキュリティ対策としてGoogleが独自に判断しているようです。心当たりがない人でも対象になる場合があるので、びっくりするかもしれません。

運悪く対象になったら以下の方法を試してみましょう。

  1. 表示された手順に従い登録。
  2. 別のデバイスやアプリ経由で(パソコンがだめならスマホから、など)Googleアカウントの取得を試す。
  3. しばらく時間・日を置いてアカウント作成ページにアクセス。

1のやり方ならすぐにアカウントを作れます。1が嫌な人は2か3の方法でやってみましょう。電話番号の入力無しでアカウントを取得できる、普通の状態に戻ることもあります。

アカウントが作れたら早速Gmailの画面を開き、自分好みの色に変えるなど設定をいろいろいじってみてください。

Gmailを複数使う場合のジャンル分け

仕事用・家族用などのジャンルに分け、それぞれ別のメールアドレスで使いこなす方法が一般的でしょうか。これでも良いですが、また違ったジャンルの分け方をしてみるのもおすすめです。

以下は一般的なジャンルの分け方の例です。

  • アカウントAのGmail:仕事関係
  • アカウントBのGmail:家族や友人、プライベート

特に問題点は感じられません。

でもよく考えてみると、仕事関係の人とプライベートな内容のメールをやり取りすることだってありますよね?その逆も起こりそうです。

そこで仕事・家族・友人など、人とのつながりの深いメールを大きな枠組みのジャンルとして扱い、1つのGmail内ですべて管理してみます。

別アカウントのGmailには、サービスの利用関係でまとめるのも良さそうです。通販やウェブサービスの契約、メルマガなどですね。

  • アカウントAのGmail:仕事・プライベートなどの人間関係
  • アカウントBのGmail:通販・ウェブ・メルマガなど、サービス全般

この辺の考え方は本人の使い方次第で評価が変わってくるでしょう。いずれか使いやすく感じる方法を選べば良いですし、全く異なる別のやり方で分けても構いません。

Gmailを複数利用する方法のデメリット

複数のGmailで管理する方法は、メリットばかりではありません。

  • メールアドレスを増やした分、管理が複雑化
  • 複数のアカウントを切り替える操作が必要
  • 別アカウントに分類したいメールを転送する手間

上の3つが主なデメリットでしょうか。

複数あるメールアドレスの各ログイン情報を忘れないよう、管理する必要が出てきます。

切替については便利な方法が用意されています。ですが、切替作業自体がなくなるわけではありません。人によっては面倒に感じてしまうでしょう。

Gmail画面をアカウントごとに切り替える方法については、「複数のGmailを使い分けたい時に便利!アカウントを切り替える方法」を参考にしてみてください。

メールのジャンルを完璧に分けるのは意外と難しい作業です。

内容によっては別アカウントのGmailで保管したいメールも出てくるでしょう。転送機能を使えば別アカウントのGmailへ送れますが、これも切替作業と同じでひと手間かかるのがデメリットですね。

これらのデメリットが負担に感じるのなら、無理に複数のGmailを使わなくても良いと思います。1つのGmailだけで管理するシンプルな方法を試すのが無難です。

  • メールのジャンルが多く大量のラベルが必要
  • 「アカウント管理」「画面切替」「転送」が苦痛に感じない

上の項目に当てはまる人なら、複数のGmailを使いこなす価値がありそうです。無料で作れますし、とりあえず試してみて自分に向いているかどうか判断してみると良さそうですね。

>>【関連記事】:Gmailがごちゃごちゃして使いにくくてヤダなと思う原因はコレ