Gmailの面倒なラベル付けを自動化するフィルタ機能の使い方

Gmailのラベルを作ればメール内容が一瞬でわかりますし、探す苦労が無くなります。

それならばと早速ラベルを作って受信したメールにくっつけるわけですが、このくっつける作業って結構めんどくさいんですよね。

めんどくさいと感じてしまう原因は、新しいメールが出現するたびにいちいち手作業で行っているからです。

「手作業」という面倒な作業を極力減らしましょう。メールをラベルで分類する作業を「自動化」する、Gmailの機能を使えば解決します。

Gmailのフィルタ機能で自動化を実現

Gmailにはフィルタという機能が用意されています。

これがすごく便利で、前もって設定しておけばいろんな作業を自動で瞬時に終わらせてくれるんですね。

メールにラベルを付けたい場合にも使えます。Gmailで受信したメールがフィルタの条件にマッチしたとき、自動で特定のラベルを付けてくれるという仕組みです。

フィルタ機能を使いこなせば、いちいち1件ずつメールを見ながらラベルを手作業でくっつける必要がなくなります。

完全に手作業を無くすのはさすがに難しいですが、面倒な作業が少し省かれるだけでも、以前に比べてメール管理が格段にラクになったと感じるはずです。

フィルタ機能でメールにラベルを自動付与する手順

Gmailの画面を開きましょう。

フィルタ機能を使う手順はいろいろありますが、普段よく受け取っているメールを選択してから作業するのが簡単かもしれません。

受信トレイにあるラベル無しのものでも、すでにラベルが付いているものでも構いません。フィルタ機能で自動的にラベルを付けたいメールを1つ選択しましょう。

今回は、ゆうちょ銀行のメールを例にやってみます。

Gmail メールを1件選択

一覧から特定のメールをクリックした後、メール内容が出てきます。メール内容を閲覧できる画面内の右上付近にある、3つの点が縦に並んだアイコンをクリックしましょう。

表示された項目の中から「メールの自動振り分け設定」を選んでください。

Gmail メールの自動振り分け設定

すると、選択したメールのアドレスにマッチするものをGmailが自動的に選び出して、一覧表示してくれると思います。選んだメールだけが条件にマッチしているのであれば、当然ながらその1件のみ表示されます。

同時に以下のような画面も出てくるでしょう。「From」の部分を見てください。

Gmail 検索条件の設定

選択したメールのアドレスが記載されています。この状態のまま、画面下にある「フィルタを作成」の部分をクリックしましょう。

この検索条件に一致するメールが届いたとき」と書かれた画面が出てきます。

この画面の内容こそがFromのアドレスからメールを受信した後、どのような処理を希望するのかをGmailに記憶させておくことができるフィルタの設定です。

今回はラベルを付けたいので、たくさんある項目の中から「ラベルを付ける」を見つけ出し、チェックボックスに印を入れておきます。

Gmail フィルタ作成 ラベルを付ける

その横にある「ラベルを選択」と書かれたプルダウンメニューから、付けたいラベルを指定します。

ふさわしいラベルがまだ存在しないなら、「ラベルを作成」を選んで新しく追加しておきましょう。

このとき、同じ条件にマッチした受信済みの他のメールにも同じラベルを付けたいと思ったなら、フィルタの設定画面内にある「○通の一致するメッセージにもフィルタを適用する」の項目にチェックを入れておいてください。

設定が終わったら、下にある「フィルタを作成」ボタンをクリックすれば完了です。

フィルタの内容をGmailの設定から確認する

上の作業でフィルタが本当に作成できたのか確認してみます。Gmailの画面右上付近にある歯車アイコンをクリックし、「設定」の項目を選びます。

Gmail 歯車アイコン 設定

画面上部に並ぶメニューから「フィルタとブロック中のアドレス」の項目を選んで表示させましょう。

Gmail 設定 フィルタの条件と処理

条件:from:(ラベルを付けたいメールアドレス)
処理:ラベル「ラベル名」を付ける

条件と処理の部分を見て、先程行ったフィルタ作成のとおりに登録されていれば大丈夫です。

次回以降、条件にマッチしたメールを受信すると、自動的にGmailが処理で指定したラベルを付けてくれます。

条件の指定や処理を駆使してメール管理を自動化

今回はメールにラベルを付ける方法に絞ってご紹介しましたが、Gmailのフィルタ機能はラベル以外の処理もいろいろできます。

スターマークをくっつけたり、別のメールアドレスへ即転送したり、不要なメールを受信したらゴミ箱へ直行させたりなど、Gmailのフィルタ機能はユーザーが寝ている間も24時間処理してくれる働きものです。

また、今回のラベルの例で設定した条件のFromにプラスして件名の条件も付ければ、もっと細かく精度の高いメールの分類ができるでしょう。

最初からあれこれ悩みながら、条件や処理を細かく設定するのは大変だと思います。メールを管理しながら少しずつGmailのフィルタ機能を試して、いつの間にか自動処理をマスターするくらいの軽い気持ちでやってみてください。

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